Доминирующая методология организации коллегиального управления и проведения отчетных процедур изобилует системными изъянами, критически подрывающими ее эффективность и результативность. В первую очередь, это непрозрачность процессов и их тотальное упрощение. Независимость мнений членов коллегиальных органов серьезно ограничена действующими реалиями. Корпоративная культура и давление группового единомыслия создают атмосферу, в которой высказывание альтернативных позиций, чаще всего, воспринимается негативно и чревато последствиями. Члены органов вынуждены демонстрировать формальную лояльность и воздерживаться от критических замечаний, опасаясь испортить отношения с руководством или окончательно подорвать шаткий консенсус с коллегами. Такой конформизм становится нормой и приводит к искажению процесса принятия решений, блокируя конструктивную дискуссию. Недостаточный уровень информированности участников также становится серьезным препятствием для качественной дискуссии и принятия адекватных решений. Отсутствие предварительного изучения материалов и детальной проработки вопросов приводит к поверхностному рассмотрению проблем. В итоге решения принимаются наспех, под влиянием предвзятых мнений или даже личных предпочтений руководителя, не основываясь на всесторонней оценке ситуации. После проведения мероприятий отсутствуют сформулированные коллективные рекомендации, учитывающие разные точки зрения. Это существенно сужает круг заинтересованных лиц, имеющих доступ к результатам обсуждений. Прогрессивность и практическая полезность такой информации для более широкого круга пользователей не идентифицируется, что ограничивает ее ценность.
Внешнее управление процессом голосования для коллегий, научно-технических советов, общественных комиссий и других коллегиальных органов, пользующихся государственной поддержкой, представляет собой инновационную методику, направленную на повышение прозрачности, объективности и эффективности процесса принятия решений. Методика основана на учете градации позиций информантов, внешнем контроле за процессом голосования и проведении аналитической работы, что обеспечивает более качественные и обоснованные решения.
Методика предусматривает внешний контроль за голосованием, рассматривая его как динамичный процесс, а не разовую акцию. Основное преимущество заключается в проведении аналитической работы, выходящей за рамки простого подсчета голосов “за” и “против”.
Алгоритм оценки включает идентификацию частных позиций, использование электронной формы, сбор и систематизацию данных, внешний контроль и экспертное заключение.
Эта идея может быть реализована через централизованное внешнее управление процессом обсуждения управленческих задач на уровне государственных структур и организаций, пользующихся государственной поддержкой.
Преимущества методики:
- Учет градации позиций информантов:
- Установление нечеткой градации позиций (оптимистической, нейтральной/умеренной, пессимистической) информантов, что предоставляет более адекватный подход к отражению действительного положения дел.
- Вместо дихотомии “за”/”против” используется градация позиций информанта: оптимистическая позиция – полная поддержка предложения, высокая оценка перспектив; нейтральная/умеренная позиция – наличие определенных опасений и рисков, но готовность к компромиссу. Пессимистическая – существенная обеспокоенность, наличие критических факторов препятствия реализации.
- Частная позиция информанта на каждый показатель электронной анкеты может быть: оптимистичной (1 голос), нейтральной (0,366 голоса), пессимистичной (0,134 голоса), уровень полной неопределенности или отсутствия оснований для частной позиции (0 голосов).
- Внешний контроль:
- Установление механизмов внешнего контроля над процессом проявления частной позиции, предотвращая возможные искажения и обеспечивая его целостность.
- Аналитическая работа:
- Осуществление аналитической работы вместо простого подсчета голосов за/против, что позволяет глубже понять динамику позиций и факторы, влияющие на принятие решений.
- Системная оценка:
- Оценка системного влияния частных позиций информантов на принимаемые решения, позволяя формировать более сбалансированные стратегии.
- Вовлечение экспертов:
- Вовлечение компетентных групп экспертов для внешнего контроля и дополнительной аналитической оценки, повышая объективность и достоверность данных.
В табличной форме показаны изменения, которые позволят радикально улучшить текущую ситуацию:
| Аспект | Было | Стало |
| Голосование | Обезличенное | Персонализированная оценка каждого члена коллегиального органа |
| Оценка | Не производилась | Проводится детальная оценка события по критериям |
| Роль руководителя | Доминирующая | Нейтрализована, решение коллегиальное |
| Осведомленность членов | Ограниченная информация | Предварительное ознакомление с материалами |
| Автономия члена | Ограниченная, опасение высказываться открыто | Повышенная, независимое мнение |
| Прозрачность процесса | Закрытый процесс | Централизованный сбор и обработка информации |
| Рекомендации | Отсутствуют | Коллективные рекомендации |
Положение о структуре и процессе коллегиального принятия решений
- Введение
Настоящее Положение направлено на установление системного подхода к деятельности коллегиального органа управления (далее – коллегия), обеспечение прозрачности, объективности и эффективности процесса принятия решений. Настоящее Положение распространяется на всех членов коллегии, а также на внешних экспертов, участвующих в процессе оценки ее работы.
- Принципы управления
2.1. Коллегия действует на основе принципов открытости, прозрачности и равноправия. Ее деятельность руководствуется стремлением способствовать общественному пониманию и доверию к власти, а также обеспечить всем гражданам равные возможности участвовать в жизни общества. Все члены коллегии имеют равные возможности для участия в процессе принятия решений, и их мнение должно быть принято во внимание.
2.2. Работу коллегии сопровождает группа внешних экспертов для оценки эффективности ее управленческих решений. Члены коллегии должны понимать, что их работа будет оцениваться и анализироваться.
2.3. Стенограммы заседаний коллегии публикуются в открытом доступе с указанием фамилий членов, участвовавших в обсуждении и принятии решений.
- Процедура голосования
3.1. Члены коллегии выражают свою позицию по трехбалльной шкале: оптимистичная, нейтральная/умеренная, пессимистичная. Позиции каждого члена коллегии присваивается соответствующий вес, исходя из уровня его знаний и опыта в теме обсуждения.
3.2. Обобщенные результаты голосования анализируются с помощью специализированного программного обеспечения для определения уровня консенсуса и потенциальных проблемных областей.
3.3. Процедура голосования предусматривает внешний контроль за голосованием, рассматривая его как динамичный процесс, а не разовую акцию. Основное преимущество заключается в проведении аналитической работы, выходящей за рамки простого подсчета голосов “за” и “против”.
- Процесс принятия решений
4.1. Коллегия рассматривает предложения, представленные членами и внешними сторонами. Все предложения оцениваются по существу, с учетом текущего состояния дел и долгосрочных перспектив.
4.2. Члены коллегии обсуждают предложения, при этом каждый член имеет возможность представить свои аргументы и обоснования.
4.3. После обсуждений частные позиции членов коллегии выявляются посредством анонимной градуированной системы голосования. Предложение считается принятым, если оно получило достаточную поддержку со стороны членов коллегии, принимая во внимание как его прогрессивный характер, так и полезность. Система оценок гарантирует, что мнения членов коллегии точно отражены, а итоговое решение является справедливым.
- Оценка и мониторинг
5.1. Коллегия регулярно проводит оценку своей работы, уделяя особое внимание качеству принятия решений, уровню консенсуса и эффективности системы градуированного голосования.
5.2. Внешние эксперты предоставляют оценки о работе коллегии, определяя области для улучшения работы и предлагая изменения в персональный состав членов коллегии.
- Подотчетность
6.1. Члены коллегии несут ответственность за свое участие в процессе принятия решений и за результаты принятых решений.
6.2. Если работа члена коллегии будет признана неудовлетворительной, это может повлечь за собой такие последствия, как лишение членства, снятие с руководящих должностей или другие дисциплинарные меры.
- Стенограммы заседаний коллегии должны быть общедоступны и включать следующую информацию:
– Фамилии членов, принявших участие в заседании
– Позиции, выраженные каждым членом (оптимистичная, нейтральная/умеренная, пессимистичная)
– Результаты градуированной системы голосования
– Окончательные решения, принятые коллегией.
- Планирование деятельности коллегии
8.1. План работы коллегии формируется на основе предложений членов коллегии, а также поступающих из внешних источников инициатив и запросов.
8.2. Предложения по плану работы коллегии направляются председателю коллегии не позднее, чем за 2 месяца до начала планового периода.
8.3. Председатель коллегии обобщает поступившие предложения и формирует проект плана работы на предстоящий период.
8.4. Проект плана рассылается членам коллегии не позднее, чем за 1 месяц до начала планового периода.
8.5. Члены коллегии в течение 2 недель направляют председателю свои замечания и предложения по проекту плана.
8.6. С учетом поступивших замечаний и предложений председатель коллегии формирует итоговый проект плана и выносит его на утверждение очередного заседания коллегии.
8.7. Утвержденный план работы коллегии на предстоящий период публикуется в открытом доступе, обеспечивая прозрачность и подотчетность перед всеми заинтересованными сторонами.
9. Алгоритм экспертной оценки документов на основе предварительного онлайн-обсуждения
9.1 Заблаговременно до заседания все документы и материалы, которые требуют обсуждения и принятия решения, размещаются на специальном защищенном ресурсе в сети Интернет.
9.2 Каждый член коллегиального органа получает уведомление и доступ для ознакомления с документами.
9.3 Эксперты с соответствующими полномочиями оставляют свои комментарии и замечания к представленным документам прямо в системе в режиме онлайн. Фактически это и есть предварительная стенограмма обсуждения.
9.4 Система аккумулирует все замечания, предложения и вопросы, формируя единую аналитическую справку к заседанию.
9.5 На самом заседании коллегиального органа уже есть полноценное экспертное заключение по рассматриваемому вопросу, что предопределяет обоснованность принимаемого решения.
10. Заключение
Настоящее Положение направлено на создание прозрачной, объективной и эффективной системы принятия решений в рамках коллегии. Реализуя настоящее Положение, коллегия обеспечивает прозрачность, всеохватность и эффективность процесса принятия решений.